Myndighedsservice: enkeltopslag i data

Medarbejdere hos myndigheder som ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre kan nemt få adgang til digitale data, som de har afleveret til Rigsarkivet.

Det er dog en forudsætning, at det er en af myndighedens fastansatte medarbejdere, der henvender sig til Rigsarkivet, da vi ofte vil vende tilbage med opklarende spørgsmål eller vi åbner en dialog i forbindelse med opslaget.

Som myndighed har I mulighed for at indgå en aftale med Rigsarkivet om myndighedsservice. Alle myndigheder kan få foretaget enkeltopslag i deres afleverede data, men har I en aftale om myndighedsservice vil ekspeditionstiden være væsentligt kortere.

Når vi indgår en aftale om myndighedsservice med jer, vil Rigsarkivet gøre de relevante systemer søgbare. Det betyder at systemerne er klar til lave enkeltopslag, når I bestiller og I vil som regel modtage jeres bestilling inden for få dage.

Hvis I ikke har en aftale om myndighedsservice, kan I stadig få foretaget enkeltopslag i jeres afleverede data, men I må forvente længere ekspeditionstid på ca. 8-10 uger, hvis data ikke er gjort søgbare på forhånd.

Rigsarkivet tilbyder adgang til jeres afleverede data via enkeltopslag, som bliver foretaget af en arkivar.

Bestil enkeltopslag via Digidata

1. Gå til Digidata.rigsarkivet.dk.
2. Fremsøg det relevante system eller arkiveringsversionen
3. Klik på knappen ”Søg om adgang”
4. Udfyld blanketten og send bestilling

Få hjælp til at bestille opslag via Digidata

Hvis du ikke kan finde det system eller den data du leder efter i Digidata, så kontakt os på data@rigsarkivet.dk.

Vi hjælper dig med din søgning, så du selv kan udfylde blanketten.

Når du giver os relevante oplysninger i bestillingen, kan vi ekspedere sagen hurtigere og nemmere.

Når vi laver et enkeltopslag kan vi bl.a. søge på:

• Sagsnummer
• Sagstitel
• Dokumenttitel
• Dato
• CPR-nummer

Kender du en eller flere af disse oplysninger, opfordrer vi til at du inkluderer dem, når du bestiller enkeltopslag. Arkivaren afsætter ca. en time til hver bestilling af enkeltopslag. Hvis det ikke er muligt at finde de ønskede oplysninger inden for den tidsramme, har I mulighed for i stedet at købe en arkivundersøgelse.

I mange tilfælde skal I søge adgangstilladelse i forbindelse med at i bestiller enkeltopslag i data. Reglerne for jeres adgang reguleres i Arkivloven.

Søg om adgang i samme blanket, som I bruger til at bestille enkeltopslag. Vær opmærksom på at ekspeditionstiden er længere når I bestiller enkeltopslag, der kræver adgangstilladelse og evt. høring og samtykke hos Datatilsynet.

I skal søge adgang når:

• Data indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold
• Data er nyere end 20 år.

Datatilsynet skal desuden ofte give samtykke til jeres adgang til data. Rigsarkivet sørger for høring hos Datatilsynet, men det kan betyde en forlænget ekspeditionstid på jeres bestilling.

I behøver ikke søge adgang når:

• Data ikke indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold
• Data er fra arkiveringsversioner, der tilhører myndighedens nuværende ressortområde og som allerede er oparbejdet i Rigsarkivets interne systemer
• Data bestilles i anonymiseret form

Vi sidder klar til at hjælpe! Skriv til os, hvis I er tvivl om noget eller I har brug for vejledning om:

• hvordan I får adgang til data
• I hvilke tilfælde I skal søge om søge om adgang efter arkivlovens §34, i forbindelse med bestilling af enkeltopslag
• Hvordan I kan finde data til dokumentation og analyse

Skriv til os på data@rigsarkivet.dk