Kan data fra regneark bevares for evigt?

I dag bruges et billedformat til langtidsbevaring af regneark. Brugen af et billedformat gør det svært at udtrække og genanvende data. Derfor skal en række arkiver i Danmark og udlandet, samt Open Preservation Foundation, finde løsninger på problemet.

Det er en udfordring på internationalt plan at bevare myndighedernes originale data fra regneark. Det får betydning for både forskningen og historiske analyser af materialet, når data ikke kan udtrækkes og genanvendes.

At tage data ind i et regnearksformat, giver høj datakvalitet, men er usikkert ift. langtidsbevaring. TIFF-formatet, som Rigsarkivet i dag anvender som bevaringsformat, er et sikkert format til langtidsbevaring, men til gengæld er genanvendelsen besværlig, fordi data gemmes som et billedformat, og derfor skal OCR-behandles ved genanvendelse.

For at løse dette dilemma har Rigsarkivet etableret et samarbejde med den internationale medlemsorganisation for digital bevaring, Open Preservation Foundation, samt nationalarkiverne i Nederlandene og Estland for at finde en løsning, der kan bruges internationalt.

Rigsarkivar Morten Ellegaard udtaler:

“Danmark har sat sig i spidsen for dette internationale samarbejde, der skal løse de udfordringer, der er med at bevare data i regneark. Samarbejdet er et rigtig godt eksempel på, hvordan vi i fællesskab kan udvikle vores muligheder for at arkivere digitalt skabte data og sikre, at data ikke går tabt eller ændres. Det kan være med til at gøre en forskel for datas kvalitet for eftertiden og for brug af data fra regneark til forskellige formål blandt andet forskningen.”

Den internationale samarbejdsgruppe vil arbejde på at skabe en ny standard for bevaring af regneark i filformatet OpenDocument Spreadsheets. Det færdige produkt bliver udgivet som open source på GitHub ved årets udgang.

Direktøren for Open Preservation Foundation, Julie Allen, ser frem til resultatet:

“We are really happy with this cooperation and the results that it will achieve. It supports our mission as a global not-for-profit membership organisation, working to advance shared standards and solutions for the long-term preservation of digital content.”