Tilgængelighedsfrister på arkivalier

Borgerlige ægteskabsbøger og prøvelsesbøger er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 50 år.

Brandforsikringsarkiver er frit tilgængelige.

Der kan dog være særlige tilgængelighedsbestemmeler vedr. enkelte private brandforsikrings- og kreditselskaber.

Stambøger, klientsager, patient journaler med mere indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Oplysninger om uafsluttede og afsluttede eksaminer er oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Til brug for jubilæumsarrangementer kan der mod betaling laves en udskrift af klasselister eller lignende. Udskriften indeholder navn og fødselsdato, men du kan ikke få oplysninger om andres eksamensresultater.

Oplysningerne findes typisk i kommunale arkiver, i uddannelsesinstitutionernes egne arkiver og i Undervisningsministeriets arkiv.

Tilgængelighedsfristerne for myndighedsdata i form af digitalt skabte data er fastsat i arkivlovens kapitel 6. Der er ikke forskel på digitalt skabte arkivalier og papirarkivalier, for så vidt angår tilgængelighedsfrister.

Arkivalierne skal være 20 år gamle, før de er umiddelbart tilgængelige. Hvis arkivalierne rummer oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er fristen 75 år.

Digitalt skabte data, som er yngre end 20 år, er ikke umiddelbart tilgængelige. Rigsarkivaren kan med den afleverende myndigheds samtykke give dispensation til benyttelse.

Indeholder digitalt skabte data oplysninger om enkeltpersoners private forhold, skal rigsarkivaren indhente samtykke til dispensation hos Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen, indtil 75 års fristen er udløbet.

Den samlede sagsbehandlingstid kan, hvor der skal indhentes samtykke, udgøre 60 dage. Medgår der længere tid, vil ansøgeren blive underrettet, jf. arkivlovens §§ 36-38.

Læs mere om myndighedsdata – digitalt skabte data

Familieretslige sager indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Eksempler på familieretslige sager:

• Adoptionssager
• Faderskabssager
• Separations- og skilsmissesager
• Sager vedr. forældremyndighed
• Sager vedr. samkvemsret

Familieretslige sager findes typisk i amtsarkiverne, statsamternes arkiver samt i skifteretternes og Justitsministeriets arkiv.

Folkeregistre indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Folketællinger indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Du kan søge adgang til at se folketællinger, der er yngre end 75 år, ved at sende en ansøgning til Rigsarkivet.

Dele af Forsvarsministeriets arkiv er omfattet af individuelt fastsatte tilgængelighedsfrister – typisk frister på 60 år.

De særlige frister er fastsat for at beskytte statens sikkerhed eller rigets forsvar.

Se Personregistre, sønderjyske.

Jordemoderprotokoller indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Godsarkiver er privatarkiver, og godsejeren bestemmer tilgængelighedsreglerne. Det vil sige, at der findes individuelt fastsatte frister for hvert arkiv.

Som regel kan store dele af godsarkiverne frit benyttes. Nyere dele af godsarkiverne og udvalgte dele kan være omfattet af særlige frister.

Sager om indfødsret (statsborgerskab) i indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Kirkebøger efter 1925 kan indeholde cpr-numre og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 100 år.

Du kan søge adgang til at se kirkebøger, der er ikke er frit tilgængelige på Arkivalieronline, ved at sende en ansøgning til Rigsarkivet.

Kongehusets arkiv er et privatarkiv. Regler for adgang til kongehusets arkiv fastsættes af den regerende konge eller dronning.

Der gælder følgende regler:

• Christian VIII og ældre konger: frit tilgængeligt
• Senere regenter: du skal søge om tilladelse ved skriftlig ansøgning til Rigsarkivet.

Lægdsruller/stambøger indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Bemærk at lægdsruller, der har udskrivningskredsene som arkivskaber, indeholder oplysninger i op til 15 år efter lægdsrullens datering. Tilgængelighedsfristen på 75 år gælder fra lægdsrullens slutår.

Protokoller for afgiftsberigtigede og afgiftsfritagne motorkøretøjer skal være 20 år gamle før de er tilgængelige. Det betyder at samtlige protokoller afleveret til Rigsarkivet frit kan benyttes på arkivets læsesale.

Se under privatarkiver.

Personalesager indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Sagerne findes i alle typer af arkiver.

Vielsesregistre

Er frit tilgængelige indtil 1925, hvor registreringen ophørte. De findes på Arkivalieronline.

Dødsregistre

Er frit tilgængelige indtil 1977. Dødsbiregistre yngre end 1977 er ikke afleveret. De findes på Arkivalieronline indtil 1960.

Fødselsbiregistre

Er frit tilgængelige, når de er 75 år gamle. På Arkivalieronline er de dog frit tilgængelige frem til og med 1960, idet sider med særlig personfølsomme oplysninger ikke vises.

Arkivlovens regler gælder ikke for privatarkiver. Det er den person, der afleverer et privatarkiv til Rigsarkivet, der bestemmer tilgængelighedsreglerne.

Ofte vælger den pågældende fristerne i arkivloven om oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Det betyder, at fristen er 75 år. Bemærk, at for privatarkiver afleveret før 2003, er fristen som regel 80 år.

I andre tilfælde giver arkivskaberen (eller dennes efterkommere) tilladelse til at benytte arkivet. I disse tilfælde skal du selv indhente tilladelsen hos arkivskaberen.

De individuelt fastsatte frister fremgår af arkivdatabasen Daisy (gælder indtil videre kun RA).

Søg på arkiver i Daisy

Privatarkiver kan være omfattet af ophavsret

Du skal endvidere være opmærksom på, at privatarkiver (og arkivalier i håndskriftsamlingen) kan være omfattet af lov om ophavsret. Ophavsretten har blandt andet betydning, hvis du vil offentliggøre og gengive private personers arkiver, der er afleveret til Rigsarkivet.

Materiale i privatarkiver, der er beskyttet af ophavsret må ikke kopieres, og evt. fotografier må ikke viderebringes uden tilladelse fra den, der har ophavsretten.

Ophavsretten beskytter den eneret, en ophavsmand (fx forfatter eller brevskriver) eller dennes arvinger har til værk. Den ophavsretslige beskyttelse gælder 70 år efter ophavsmandens død.

Retssager, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Oplysningerne findes i politimyndighedernes og i domstolenes arkiver.

Sager vedrørende strafferetsplejen, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år. Andre straffesager er tilgængelige efter 20 år.

Med til sager vedr. strafferetspleje regnes materiale om:

• efterforskning
• anklage
• domfældelse
• fuldbyrdelse af straf
• benådning

Oplysninger af en sådan karakter findes i politimyndighedernes, i anklagemyndighedernes og i domstolenes arkiver samt i Kriminalforsorgens og Justitsministeriets arkiver.

Du kan søge tilladelse til se straffesager. Ansøgninger vedrørende sager, der falder under strafferetsplejen og er yngre end 50 år, skal sendes i høring hos den afleverende myndighed. Myndigheden skal svare senest én måned efter, den har modtaget ansøgningen.

Skifteprotokoller, skiftesager og testamenter indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Du kan søge adgang til at se skifteprotokoller, skiftesager og testamenter, der er yngre end 75 år, ved at sende en ansøgning til Rigsarkivet.

Søgemidler rummer den henvisning, som gør det muligt at identificere og fremfinde en sag i et arkiv. De er i reglen udarbejdet af den afleverende myndighed selv.

Eksempler på søgemidler:

• Navneregistre og –kartoteker
• Emneregistre og –kartoteker
• Journalplaner
• Journaler
• Saglister

Tilgængelighedsfristen afhænger af, hvilke oplysninger, der findes i søgemidlerne. Fristen fastsættes efter en individuel vurdering.

• Søgemidler uden oplysninger om enkeltpersoners private forhold: frist på 20 år.
• Søgemidler med oplysninger om enkeltpersoners private forhold: frist på 75 år.
• Søgemidler med andre fortrolige oplysninger: individuelle frister.

Du kan ansøge om at få adgang til ikke umiddelbart tilgængelige søgemidler. Hvis du ansøger med henblik på at finde en specifik sag, kan du med fordel sende en ansøgning om at se den specifikke sag til Rigsarkivet, selvom du ikke kender det konkrete sagsnummer. Rigsarkivet vil sørge for at lave de relevante opslag i søgemidler for at finde den sag, du leder efter.

Testamenter er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Du kan søge adgang til at se testamenter, der er yngre end 75 år, ved at sende en ansøgning til Rigsarkivet.

Tinglyste dokumenter, skøde- og panteprotokoller er frit tilgængelige.

Dele af Udenrigsministeriets arkiv er omfattet af individuelt fastsatte tilgængelighedsfrister.

De særlige frister er fastsat for at beskytte rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige organisationer.

Et særligt katalog over de fristforlængede sager findes på læsesalen på Rigsarkivet, København.

Sager om ophold i Danmark – kaldet udlændingesager eller blot “udl. sager” – findes i Tilsynet med Udlændinges arkiv (nu: Udlændingeservices arkiv) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.