Aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet

Når I har produceret arkiveringsversionen og testet den med Rigsarkivets valideringsværktøj, ADA, skal den afleveres til Digital Bevaring i Rigsarkivet for at blive kvalitetssikret.

Hvis arkiveringsversionen kan godkendes, skal den herefter overføres til langtidsbevaringslaget.

Arkiveringsversionen kan afleveres fysisk eller digitalt afhængigt af størrelsen og klassifikationsgraden. Hvis afleveringen er klassificeret jf. Justitsministeriets sikkerhedscirkulære, så vær opmærksom på de særlige procedurer, der gælder for afleveringen.

Hvis arkiveringsversionen er mindre end 1 TB, har I mulighed for at aflevere digitalt via Rigsarkivets SFTP-løsning. Nedenfor finder I vejledning til digital aflevering, herunder hvordan I får adgang til SFTP-løsningen og de særlige betingelser, som gør sig gældende ved digital aflevering.

Når I skal aflevere, skal I huske at udfylde og vedlægge en særlig følgeseddel for digital aflevering af arkiveringsversioner.

Følgesedlen vedhæftes den anmodning, I fremsender til digitalaflevering@rigsarkivet.dk jf. vejledningen ”Aflevering af data til Rigsarkivet”.

Såfremt der er behov for delvise genafleveringer ifm. tilretninger af arkiveringsversionen efter kvalitetssikringen, så kan SFTP-løsningen ligeledes anvendes hertil. Der skal altid laves en ny aftale med Digital Bevaring, hvis I ønsker at bruge løsningen til delvise genafleveringer. Samme vejledning og vilkår gælder ved delvise genafleveringer.

Er arkiveringsversionen større end 1 TB, skal den afleveres fysisk til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler, at I sender arkiveringsversionen anbefalet/rekommanderet eller overbringer den personligt.

Modtager og adresse er:

Rigsarkivet
Att.: Digital Bevaring, Testværkstedet
Kalvebod Brygge 34
1560 København V

Vedlæg nedenstående følgeseddel i udfyldt form.

Det er jeres ansvar at levere data sikkert til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler, at ALLE data leveres på et krypteret medie.

Hvis medier krypteres, skal dette gøres med enten BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal fremsendes separat til digitalbevaring@rigsarkivet.dk inden aflevering. Husk at angive arkiveringsversionsnummer (AVID) og Rigsarkivets journalnummer.

Hvis I vil aflevere arkiveringsversionen personligt, har Rigsarkivets reception følgende åbningstider:

Mandag-torsdag: 9:00-16:00
Fredag: 9:00-15:30

Arkiveringsversioner klassificeret ”Til tjenestebrug” eller derover jf. Justitsministeriets sikkerhedscirkulære må kun afleveres personligt og med konkret aftale med Rigsarkivet om modtagelsen. Det er vigtigt, at klassifikationsgraden er oplyst til arkivaren forud for afleveringen.

Når arkiveringsversionen er klar til aflevering, kontaktes Rigsarkivet på klas-aflevering@rigsarkivet.dk for at aftale tidspunktet for aflevering, idet arkiveringsversionen kun må modtages af en sikkerhedsgodkendt medarbejder. I må derfor forvente op mod 2 ugers ventetid inden afleveringen kan finde sted.

Vær opmærksom på sikkerhedscirkulærets regler ifm. transport og overlevering af klassificerede oplysninger samt mærkning af klassifikationsgrad af bl.a. medier og følgesedler. Hvis ikke sikkerhedscirkulærets regler er overholdt, forbeholder Rigsarkivet sig retten til at afvise modtagelsen.

Rigsarkivet anbefaler, at I overbringer arkiveringsversionen personligt eller anvender godkendt kurer jf. sikkerhedscirkulærets regler. Aflevering kan kun finde sted på det aftalte tidspunkt.

Modtager og adresse er:

Rigsarkivet
Att.: Digital Bevaring, Testværkstedet
Kalvebod Brygge 34
1560 København V

Vedlæg nedenstående følgeseddel i udfyldt form. Husk at udfylde klassifikationsgrad i alle tre felter. Rediger sidehoved og sidefod for at udfylde øverste og nederste felt.

Det er jeres ansvar at levere data sikkert til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler, at ALLE data leveres på et krypteret medie. Hvis medier krypteres, skal dette gøres med enten BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal fremsendes separat til klas-aflevering@rigsarkivet.dk inden aflevering. Husk at angive arkiveringsversionsnummer (AVID) og Rigsarkivets journalnummer.