Tilsyn med kvalitetssikring

Rigsarkivet fører tilsyn med kvalitetssikring i statslige it-systemer med dokumenter.

Hvorfor tilsyn

To år efter at en statslig myndighed har fået godkendt et it-system med dokumenter, vil I blive kontaktet af Rigsarkivet. Tilsynet følger op på retningslinjer for brug af systemet og består af en kontrol af, om systemet er brugt som beskrevet, da det blev anmeldt.

For at få godkendt et it-system med dokumenter skal statslige myndigheder have en procedure for kvalitetskontrol, og den skal være beskrevet i instruksen for systemet. Ved tilsynet kontrollerer Rigsarkivet, om myndigheden har anvendt systemet som beskrevet i instruksen, herunder fulgt proceduren for kvalitetskontrol.

Tilsynet gør det muligt at gøre noget ved eventuelle problemer, mens systemet er i drift, og ikke først på afleveringstidspunktet. Det giver:

- bedre systemer i drift hos myndigheder
- billigere produktion af arkiveringsversioner
- bedre arkiveringsversioner i Rigsarkivet

Tilsynet består af et spørgeskema efterfulgt af et tilsynsbesøg.

Sådan foregår tilsynet

1

Udfyld spørgeskemaet

Udfyld spørgeskemaet ved at følge linket længere nede på denne hjemmeside. Husk at vedhæfte den nødvendige dokumentation.

2

Møde med Rigsarkivet

Rigsarkivet afholder et møde med jer, hvor vi gennemgår jeres besvarelse af spørgeskemaet.

3

Godkendelse

Rigsarkivet sender et brev til jer om endt tilsyn samt eventuel godkendelse af aflevering af it-systemet efter model B eller C

Nødvendig dokumentation

I skal vedhæfte følgende dokumentation til spørgeskemaet:

Ajourført instruks samt procedure for kvalitetskontrol
Oversigt over datamængde i systemet (Hvor mange mega-, giga-, terabyte)
Optælling af sager inklusiv angivelse af lukkede sager
Liste over filformater med antal
Eventuelle oversigter/opgørelser fra kvalitetskontrol
Eventuel oversigt over journaliserede dokumenter, som ikke er tilknyttet en sag
Eventuel oversigt over ikke-journaliserede akter tilknyttet en sag
Oversigt over 300 sidst oprettede sager og dokumenters metadata (Hvis det er muligt at lave dette udtræk)

Godkendelse af aflevering efter model B eller C

Tilsynet er en forudsætning for, at Rigsarkivet kan godkende, om systemet kan afleveres som øjebliksbillede (afleveringsmodel B) eller af afsluttede sager (afleveringsmodel C). Hvis vi ikke kan godkende systemet, skal I aflevere det efter model A (periode).

Læs mere om afleveringsmodeller i § 18 – § 20 i vejledningen til anmeldelses- og godkendelsescirkulæret.

Vejledning Til Cirkulære Nr 9290