Aflever it-systemer fra statslige myndigheder
Aflever it-systemer fra statslige myndigheder
Statslige myndigheder skal aflevere it-systemer, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, ca. en gang hvert 5. år
Arkiveringsversioner skal være i et bestemt teknisk format. Derfor skal I kende og følge bekendtgørelse 128.
Hvad skal du aflevere?
Når I afleverer et it-system til Rigsarkivet, afleverer I et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra systemet. Udtrækket kaldes en arkiveringsversion.
Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner.
En arkiveringsversion består af tre dele:
1
Data og eventuelle dokumenter fra it-systemet
2
Beskrivelse af data/dokumenter, af it-systemet og af dets administrative brug
3
Datastruktur: Oplysninger om hvordan data/dokumenter er lagret i arkiveringsversionen
Hvornår skal du aflevere?
For hvert ministerieområde er der indgået aftale med departementet om en plan for, hvornår den enkelte myndighed skal aflevere arkiveringsversioner af data i deres it-systemer. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse med et bilag med tidsplan for hvert ministerieområde.
Se cirkulæreskrivelsen med tidsplan for aflevering af it-systemer 2023-2024
Sådan afleverer du til Rigsarkivet
I modtager brev fra Rigsarkivet
Rigsarkivet starter afleveringssagen ved at sende et brev om aflevering til myndigheden
Skal I bruge leverandør
I kan få hjælp fra en it-leverandør til jeres aflevering. I leverandørlisten kan I se leverandører, der tidligere har fået godkendt en aflevering.
Indhold og tidsplan
Rigsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse efter aftale med jer.
Indsend dokumentation
I indsender dokumentation til Rigsarkivets godkendelse. I denne forbindelse skal I overveje om tilgængelighedsfristen skal forlænges. Læs mere i afsnittet nedenfor.
Lav og test arkiveringsversion
I eller jeres leverandør laver en arkiveringsversion. Test den med Rigsarkivets testværktøj ADA (find link under Viden og værktøjer).
Aflevering
I afleverer jeres arkiveringsversion til Rigsarkivet. Se hvordan i afsnittet ‘Adresse og følgeseddel’. Vi tester og godkender den.
Forlængelse af tilgængelighedsfrister i forbindelse med aflevering af digitale data, vejledning og skema
Myndigheder kan i forbindelse med aflevering af data fra it-systemer forlænge fristen for, hvornår data – efter arkivlovens almindelige bestemmelser – bliver frit tilgængelige for offentligheden (kaldet tilgængelighedsfrist)
I denne vejledning finder I en beskrivelse af mulighederne for forlængelse af tilgængelighedsfristen samt et skema som I skal udfylde, hvis I ønsker ændringer. Skemaet skal du sende til anmeldelse@rigsarkivet.dk
Læs mere her: Vejledning og skema (1 skema).
Hvis I har behov for mere end ét skema, så kan I anvende denne version med fem skemaer – eller kontakte jeres kontaktperson i Rigsarkivet, der står for jeres aflevering: Vejledning og skema (5 skemaer).
Adresse og følgeseddel
Rigsarkivet anbefaler, at I sender arkiveringsversionen anbefalet/rekommanderet eller overbringer den personligt.
Modtager og adresse er:
Rigsarkivet, Digital Bevaring, Testværkstedet,
Kalvebod Brygge 34,
1560 København V.
I må IKKE angive navn på sagsbehandleren som attention. Vedlæg følgesedlen i udfyldt form.
Det er den afleverende parts ansvar at levere data sikkert til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler at ALLE data leveres på et krypteret medie. Data kan krypteres med BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal fremsendes separat til digitalbevaring@rigsarkivet.dk inden aflevering. Husk at angive arkiveringsversionsnummer og journalnummer.
Hvis du vil aflevere arkiveringsversionen personligt, har Rigsarkivets reception følgende åbningstider:
Mandag – torsdag: 9.00 – 16.00
Fredag: 9.00 – 15.30
Afleveringer klassificeret ”Til tjenestebrug” eller derover må kun afleveres personligt efter aftale med Rigsarkivet. Klassifikationsniveau defineres ud fra Justitsministeriets sikkerhedscirkulære. Kontakt ansvarlig arkivar på sagen for yderligere information.
Digital aflevering
Hvis din arkiveringsversion overholder bestemte betingelser, har du mulighed for at aflevere digitalt.
Her finder du vejledning til digital aflevering, hvori du også kan se betingelser for at benytte muligheden.
Du skal anvende Download Følgeseddel til arkiveringsversion – digital aflevering hvis du skal aflevere dine data digitalt. Bemærk, at det skal ske efter forudgående dialog med din kontaktperson, da flere forudsætninger skal være opfyldt for at benytte muligheden. Du skal derudover huske at følge vejledningen.
Viden og værktøjer til dig, der skal aflevere
Lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer
Lovgivning og vejledning der vedrører afleveringen af offentlige myndigheders it-systemer
ADA – testprogram til arkiveringsversioner
ADA er Rigsarkivets program til at teste om en arkiveringsversion lever op til kravene i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020.
Indexfiler der skal indgå i arkiveringsversionen
I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen.
Arkiveringsversioner – se eksempler
Se eksempler på hvordan forskellige typer it-systemer ser ud i arkiveringsversioner
Leverandørliste
Liste med leverandører der har udarbejdet og fået godkendt arkiveringsversioner af it-systemer
Program til at lave små arkiveringsversioner
Brug udtræksprogrammet ‘Database Preservation Toolkit’ til små arkiveringsversioner.
GDPR og aflevering til arkiv
Offentlige myndigheder skal fortsat aflevere persondata, som Rigsarkivet har bestemt til bevaring. Alle former for persondata kan ifølge §14 i Databeskyttelsesloven afleveres til arkiv efter reglerne i arkivloven, Data skal arkiveres før der foretages sletningskørsler.
Enkeltpersoners oplysninger kan undtages fra arkivering, såfremt personen aktivt har frabedt sig, at deres data bliver arkiveret. Når data er afleveret, kan myndigheden få adgang til data i Rigsarkivet efter arkivlovens bestemmelser. Dette kan indbefatte høring af Datatilsynet om samtykke.