Aflever it-systemer fra statslige myndigheder

Statslige myndigheder skal aflevere it-systemer, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, ca. en gang hvert 5. år

Arkiveringsversioner skal være i et bestemt teknisk format. Derfor skal I kende og følge bekendtgørelse 128.

Rigsarkivet Se lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer

Hvad skal du aflevere?

Når I afleverer et it-system til Rigsarkivet, afleverer I et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra systemet. Udtrækket kaldes en arkiveringsversion.

Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner.

Læs bekendtgørelse nr. 128 på Retsinformation.

Kort og godt om aflevering af it-systemer

En arkiveringsversion består af tre dele:

1

Data og eventuelle dokumenter fra it-systemet

2

Beskrivelse af data/dokumenter, af it-systemet og af dets administrative brug

3

Datastruktur: Oplysninger om hvordan data/dokumenter er lagret i arkiveringsversionen

Hvornår skal du aflevere?

For hvert ministerieområde er der indgået aftale med departementet om en plan for, hvornår den enkelte myndighed skal aflevere arkiveringsversioner af data i deres it-systemer. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse med et bilag med tidsplan for hvert ministerieområde.

Se cirkulæreskrivelsen med tidsplan for aflevering af it-systemer 2025-2026

Afleveringsforløb

1

I modtager brev fra Rigsarkivet

Rigsarkivet starter afleveringssagen ved at sende et brev om aflevering til myndigheden

2

Skal I bruge leverandør

I kan få hjælp fra en it-leverandør til jeres aflevering. I leverandørlisten kan I se leverandører, der tidligere har fået godkendt en aflevering.

3

Indhold og tidsplan

Rigsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse efter aftale med jer.

4

Indsend dokumentation

I indsender dokumentation til Rigsarkivets godkendelse. I denne forbindelse skal I overveje om tilgængelighedsfristen skal forlænges. Læs mere i afsnittet nedenfor.

5

Lav og test arkiveringsversion

I eller jeres leverandør laver en arkiveringsversion. Test den med Rigsarkivets testværktøj ADA (find link under Viden og værktøjer).

6

Aflevering

I afleverer jeres arkiveringsversion til Rigsarkivet. Se hvordan i afsnittet ‘Adresse og følgeseddel’. Vi tester og godkender den.

Aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet

Arkiveringsversioner kan afleveres fysisk eller over nettet. Se gældende regler og begrænsninger.

Forlængelse af tilgængelighedsfrister i forbindelse med aflevering af digitale data, vejledning og skema

Myndigheder kan i forbindelse med aflevering af data fra it-systemer forlænge fristen for, hvornår data – efter arkivlovens almindelige bestemmelser – bliver frit tilgængelige for offentligheden (kaldet tilgængelighedsfrist)

I denne vejledning finder I en beskrivelse af mulighederne for forlængelse af tilgængelighedsfristen samt et skema som I skal udfylde, hvis I ønsker ændringer. Skemaet skal du sende til anmeldelse@rigsarkivet.dk

Læs mere her: Vejledning og skema (1 skema).

Hvis I har behov for mere end ét skema, så kan I anvende denne version med fem skemaer – eller kontakte jeres kontaktperson i Rigsarkivet, der står for jeres aflevering: Vejledning og skema (5 skemaer).

Viden og værktøjer til dig, der skal aflevere

Lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer

Lovgivning og vejledning der vedrører afleveringen af offentlige myndigheders it-systemer

ADA – testprogram til arkiveringsversioner

ADA er Rigsarkivets program til at teste om en arkiveringsversion lever op til kravene i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020.

Indexfiler der skal indgå i arkiveringsversionen

I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen.

Arkiveringsversioner – se eksempler

Se eksempler på hvordan forskellige typer it-systemer ser ud i arkiveringsversioner

Leverandørliste

Liste med leverandører der har udarbejdet og fået godkendt arkiveringsversioner af it-systemer

Udtræksprogram til databaseindhold

Tag de første skridt mod at lave en arkiveringsversion med ”Database Preservation Toolkit”

GDPR og aflevering til arkiv

Offentlige myndigheder skal fortsat aflevere persondata, som Rigsarkivet har bestemt til bevaring. Alle former for persondata kan ifølge §14 i Databeskyttelsesloven afleveres til arkiv efter reglerne i arkivloven, Data skal arkiveres før der foretages sletningskørsler.

Enkeltpersoners oplysninger kan undtages fra arkivering, såfremt personen aktivt har frabedt sig, at deres data bliver arkiveret. Når data er afleveret, kan myndigheden få adgang til data i Rigsarkivet efter arkivlovens bestemmelser. Dette kan indbefatte høring af Datatilsynet om samtykke.