Sådan afleverer I it-systemer til Rigsarkivet

Kommuner og regioner kan aflevere bevaringsværdige data fra it-systemer til Rigsarkivet mod betaling. Se hvordan du afleverer, og hvad det vil koste.

Prisoverslag og vederlag

Kommunale og regionale myndigheder kan aflevere bevaringsværdige data fra it-systemer til Rigsarkivet mod betaling af vederlag til dækning af arkivets omkostninger. Når I afleverer til Rigsarkivet, overtager vi ansvaret for at opbevare dem og stille dem til rådighed for borgere, myndigheder og forskere. Derefter vil I ikke have yderligere udgifter til at opfylde jeres forpligtelser på området.

På siden Pris og vederlag for aflevering til Rigsarkivet kan du læse om:

Vederlag for aflevering af it-systemer og papirarkivalier
Beregning af prisestimat
Download beregningsmodellen
Brug af eksterne leverandører

Accept af vederlag

Når I sender blanketten, som I finder nedenfor, accepterer I, at Rigsarkivet opkræver vederlag for opgaven.

Sådan forløber en aflevering til Rigsarkivet

1

Udfyld blanket

I udfylder nedenstående blanket og vi kontakter jer om det kommende samarbejde.

2

Skal I bruge leverandør

I kan få hjælp fra en it-leverandør til jeres aflevering. I leverandørlisten kan I se leverandører, der tidligere har fået godkendt en aflevering.

3

Indhold og tidsplan

Rigsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse efter aftale med jer.

4

Lav og test arkiveringsversion

I eller jeres leverandør laver en arkiveringsversion. Test den med Rigsarkivets testværktøj ADA.

5

Aflevering og godkendelse

I afleverer jeres arkiveringsversion til Rigsarkivet. Se hvordan nedenfor. Rigsarkivet tester og godkender jeres arkiveringsversion.

6

I modtager faktura

I får en opkrævning på det beregnede vederlag.

Det skal arkiveringsversionen overholde

Kravene til arkiveringsversionen er beskrevet i afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse 128. Derudover vil der være yderligere informationer om den specifikke aflevering i afleveringsbestemmelsen. Det er derfor vigtigt, at I sætter jer ind i begge inden aflevering.

Læs mere på siden Aflever it-systemer fra kommune og region

Læs bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 på Retsinformation.

Download Rigsarkivets vejledning til bekendtgørelse nr. 128

Udfyld blanket

Åbn blanket og aflever arkiveringsversion til Rigsarkivet

Forlængelse af tilgængelighedsfrister i forbindelse med aflevering af digitale data, vejledning og skema

Myndigheder kan i forbindelse med aflevering af data fra it-systemer forlænge fristen for, hvornår data – efter arkivlovens almindelige bestemmelser – bliver frit tilgængelige for offentligheden (kaldet tilgængelighedsfrist)

I denne vejledning finder I en beskrivelse af mulighederne for forlængelse af tilgængelighedsfristen samt et skema som I skal udfylde, hvis I ønsker ændringer. Skemaet skal du sende til anmeldelse@rigsarkivet.dk

Læs mere her: Vejledning og skema (1 skema).

Hvis I har behov for mere end ét skema, så kan I anvende denne version med fem skemaer – eller kontakte jeres kontaktperson i Rigsarkivet, der står for jeres aflevering: Vejledning og skema (5 skemaer).

Adresse og følgeseddel

Rigsarkivet anbefaler, at I sender arkiveringsversionen anbefalet/rekommanderet eller overbringer den personligt.

Modtager og adresse er:

Rigsarkivet, Digital Bevaring, Testværkstedet,

Kalvebod Brygge 34,

1560 København V.

I må IKKE angive navn på sagsbehandleren som attention. Vedlæg følgesedlen i udfyldt form.

Hvis I sender arkiveringsversionen med post, skal I kryptere arkiveringsversionen, hvis den indeholder persondata eller andre typer følsom information. I kan kryptere data med BitLocker eller VeraCrypt. Send koden til dekryptering separat.

Hvis du vil aflevere arkiveringsversionen personligt, har Rigsarkivets reception følgende åbningstider:

Mandag – torsdag: 9.00 – 16.00
Fredag: 9.00 – 15.30

Afleveringer klassificeret ”Til tjenestebrug” eller derover må kun afleveres personligt efter aftale med Rigsarkivet. Klassifikationsniveau defineres ud fra Justitsministeriets sikkerhedscirkulære. Kontakt ansvarlig arkivar på sagen for yderligere information.

Følgeseddel til arkiveringsversion

Relaterede sider

Lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer

Lovgivning og vejledning der vedrører afleveringen af offentlige myndigheders it-systemer

Aflever it-systemer fra kommune og region

Find viden og værktøjer, som I skal bruge, når I laver arkiveringsversionen til aflevering

Bevar og kassér kommunens it-systemer

Rigsarkivet og kommunale parter har udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation af kommunale data

Bevar og kassér regionens data

Rigsarkivet og Danske Regioner har udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation af it-systemer og papirarkivalier