Pris og vederlag for aflevering til Rigsarkivet

Kommunale og regionale myndigheder kan aflevere arkiveringsversioner af bevaringsværdige it-systemer til Rigsarkivet mod betaling af vederlag til dækning af arkivets omkostninger. Ved aflevering overtager Rigsarkivet ansvaret for den fremtidige opbevaring af arkiveringsversionerne og for at stille dem til rådighed for borgere, myndigheder og forskere. Kommuner og regioner skal derfor ikke kalkulere med yderligere udgifter til at opfylde deres forpligtelser på området.

Der opkræves vederlag for:

1. Opbevaring af arkiveringsversioner på kr. 19,07 pr GB afleverede data (engangsbeløb ved aflevering).
2. De timer, som Rigsarkivet anvender til administration, sagsbehandling og modtagelse, herunder test af arkiveringsversioner i forbindelse med afleveringen. Vederlaget udgør kr. 864,- pr time.

Vederlagene reguleres hvert år, næste gang pr. 1. januar 2025. Alle priser er ekskl. moms. Andre omkostninger (transportudgifter mv.) refunderes Rigsarkivet efter regning.

Læs bekendtgørelse om vederlag (Retsinformation)

Der opkræves følgende vederlag:

1. Et engangsvederlag på kr. 2.280,- pr. hyldemeter arkivalier, der afleveres.
2. Vederlag for de timer, som Rigsarkivet anvender til administration, sagsbehandling og modtagelse i forbindelse med afleveringen. Vederlaget udgør kr. 864,- pr. time.

Vederlagene reguleres hvert år, næste gang pr. 1. januar 2025. Alle priser er ekskl. moms. Andre omkostninger (transportudgifter mv.) refunderes Rigsarkivet efter regning.

Læs bekendtgørelse om vederlag (Retsinformation)

Rigsarkivet har lavet et værktøj (beregningsmodel), der kan hjælpe kommuner og regioner med at estimere udgifterne til at lade Rigsarkivet arkivere papirarkivalier eller digitale data.

Rigsarkivet modtager gerne kommentarer og spørgsmål til værktøjet, der kan sendes til: mail@rigsarkivet.dk.

Hvis I ønsker at anvende en eller flere eksterne leverandører til at løse opgaver i afleveringsprocessen, fx pakning og registrering af arkivalier eller opbevaring af arkivalier på et lagerhotel eller hos et arkivfællesskab, skal I kende prisen fra leverandøren.

Vi anbefaler, at I altid indhenter et konkret tilbud fra to eksterne leverandører, hvis I ikke selv vil stå for opgaven. Kun med et konkret tilbud kan I lave et retvisende budget.

Hvis I ønsker selv at løse nogle af opgaverne, skal I enten estimere en pris/udgift herfor, eller I kan regne med 0 DKK.

Kommuner og regioner har efterspurgt bistand til at estimere priser for arkivering af papirarkivalier eller digitale data i Rigsarkivet. Derfor har Rigsarkivet lavet et værktøj (en beregningsmodel), som kommuner og regioner kan anvende til at estimere udgifterne.

Formålet med værktøjet er først og fremmest, at en kommune eller region kan beregne sine udgifter til arkivering i Rigsarkivet. Der er sket en nedbrydning af arkiveringsopgaven, så det er blevet mere gennemsigtigt, hvad den dækker over. Modellen giver et generelt overblik over de væsentligste trin i arkiveringsprocessen. Arkiveringsprocessen er opdelt i tre faser: Klargøring, Aflevering og Opbevaring, herunder adgangssagsbehandling og udlevering. Hver fase består af en række opgaver, som fremgår af værktøjet.

Værktøjet kan derfor også bruges til at beregne udgifterne til selv at varetage opgaven. I den forbindelse skal kommunen eller regionen være opmærksom på, at dens udgifter til fx opbevaring af papirarkivalier kan variere, og at den selv afgør, hvor mange ressourcer der skal afsættes til at stille data til rådighed igen.

Modellen er udarbejdet med bidrag fra blandt andet en række kommuner, der afleverer til Rigsarkivet.