Aflever IT-systemer fra kommune og region
Aflever IT-systemer fra kommune og region
Kommuner og regioner skal aflevere bevaringsværdige data fra it-systemer til et offentligt arkiv.
Arkiveringsversioner skal være i et bestemt teknisk format. Derfor skal I kende og følge bekendtgørelse 128 uanset hvor I afleverer.
Hvad skal du aflevere?
Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares. Arkivalierne skal afleveres til et offentligt arkiv.
Rigsarkivet udsteder bekendtgørelser, der beskriver hvilke af kommunens eller regionens it-systemer og papirarkivalier, der skal bevares og afleveres.
Se bekendtgørelserne om bevaring og kassation af kommunens it-systemer
Se bekendtgørelserne om bevaring og kassation af regionens data
I skal aflevere bevaringsværdige data fra et it-system som en arkiveringsversion. De tekniske krav til arkiveringsversioner fremgår i bekendtgørelse 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner. Læs bekendtgørelse 128 på Retsinformation.
Derudover vil der være yderligere informationer om den specifikke aflevering i afleveringsbestemmelsen. Det er derfor vigtigt, at I sætter jer ind i begge inden afleveringen.
Hvor skal du aflevere
I skal aflevere bevaringsværdig data til et offentligt arkiv. Det kan enten være Rigsarkivet eller et offentligt arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed. Det kaldes også et §7 arkiv.
Læs mere om oprettelse af offentlige arkiver
Når I afleverer arkivalier til et offentligt §7 arkiv skal I bruge et arkiveringsversions-ID, som I skal have udleveret af Rigsarkivet.
Læs mere om arkiveringsversionsID’er, og hvordan I får dem udleveret
Digital aflevering
Hvis din arkiveringsversion skal afleveres til Rigsarkivet og overholder bestemte betingelser, har du mulighed for at aflevere digitalt.
Her finder du vejledning til digital aflevering, hvori du også kan se betingelser for at benytte muligheden.
Du skal anvende Download Følgeseddel til arkiveringsversion – digital aflevering hvis du skal aflevere dine data digitalt. Bemærk, at det skal ske efter forudgående dialog med din kontaktperson, da flere forudsætninger skal være opfyldt for at benytte muligheden. Du skal derudover huske at følge vejledningen.
Viden og værktøjer til dig, der skal aflevere
Lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer
Lovgivning og vejledning der vedrører afleveringen af offentlige myndigheders it-systemer
ADA – testprogram til arkiveringsversioner
ADA er Rigsarkivets program til at teste om en arkiveringsversion lever op til kravene i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020.
Indexfiler der skal indgå i arkiveringsversionen
I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen.
Arkiveringsversioner – se eksempler
Se eksempler på hvordan forskellige typer it-systemer ser ud i arkiveringsversioner
Leverandørliste
Liste med leverandører der har udarbejdet og fået godkendt arkiveringsversioner af it-systemer
Program til at lave små arkiveringsversioner
Brug udtræksprogrammet ‘Database Preservation Toolkit’ til små arkiveringsversioner.
GDPR og aflevering til arkiv
Offentlige myndigheder skal fortsat aflevere persondata, som Rigsarkivet har bestemt til bevaring. Alle former for persondata kan ifølge § 14 i Databeskyttelsesloven afleveres til arkiv efter reglerne i arkivloven. Data skal arkiveres, før der foretages sletningskørsler.
Enkeltpersoners oplysninger kan undtages fra arkivering, såfremt personen aktivt har frabedt sig, at deres data bliver arkiveret. Når data er afleveret, kan myndigheden få adgang til data i Rigsarkivet efter arkivlovens bestemmelser. Dette kan indbefatte høring af Datatilsynet om samtykke.