Anmeld scanning og digitalisering
Anmeld scanning og digitalisering
I skal anmelde scannings- og digitaliseringsprojekter til Rigsarkivet, hvis I efterfølgende vil kassere dokumenterne.
Hvad skal anmeldes?
Hvis I ønsker at digitalisere et papirarkiv og bagefter kassere papirerne, skal I anmelde det til Rigsarkivet. Det gælder kun digitalisering af bevaringsværdige dokumenter.
Husk at anmelde projektet inden I går i gang.
Kontakt Rigsarkivet
Er I i tvivl om, hvorvidt dokumenterne er bevaringsværdige (dvs. skal afleveres til Rigsarkivet på et tidspunkt), så kontakt os. LINK
I kan også se, om der er en bevarings- og kassationsbestemmelse til papirarkivet i Rigsarkivets database, Daisy.
- Gå til Daisy og søg på myndighedens navn i feltet ‘Arkivskaber’.
- Klik på ‘vis arkivserier’ ved den rette myndighed og periode.
- Klik på ‘Vis bevarings- og kassationsbestemmelser’.
- Du får vist en liste over alle bevarings- og kassationsbestemmelser for myndighedens it-systemer og papirarkivalier. Klik på den du leder efter.
Sådan anmelder du
Læs lovgivning
Læs den relevante lovgivning for henholdsvis statslige og kommunale og regionale myndigheder (se nedenstående afsnit om lovgivning).
Udfyld blanket
I udfylder blanketten, og vi kontakter jer hvis vi har spørgsmål.
Godkendelse
Vi godkender projektet, når vi vurderer alle krav er opfyldt.
Lovgivning for statslige myndigheder
Du finder bestemmelserne for de statslige myndigheder i cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 om anmeldelse og godkendelse af it-systemer.
Husk at anmelde it-systemet, som de digitaliserede arkivalier skal lagres i, hvis det ikke tidligere er godkendt af Rigsarkivet.
Lovgivning for kommuner og regioner
Lovgivning
Bestemmelserne for kommuner og regioner kan I læse i bekendtgørelse nr. 740 af 21. juni 2013 om anmeldelse af scanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner.
Læs bekendtgørelsen på retsinformation
Vejledning
Rigsarkivet har udarbejdet en vejledning til bekendtgørelsen.
Anmeld
Relaterede sider
Aflever IT-systemer fra kommune og region
Kommuner og regioner skal aflevere bevaringsværdige data fra it-systemer til et offentligt arkiv.
Bevar og kassér kommunens it-systemer
Rigsarkivet og kommunale parter har udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation af kommunale data
Bevar og kasser statens data
Statslige myndigheder skal have bemyndigelse fra Rigsarkivet for at kassere eller slette papirarkivalier
Bevar og kassér regionens data
Rigsarkivet og Danske Regioner har udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation af it-systemer og papirarkivalier
Lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer
Lovgivning og vejledning der vedrører afleveringen af offentlige myndigheders it-systemer
Aflever it-systemer fra statslige myndigheder
Statslige myndigheder skal aflevere it-systemer, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, ca. en gang hvert 5. år