Adgang til afleverede data
Adgang til afleverede data
Når du afleverer et privatarkiv til Rigsarkivet, aftaler vi, hvem der kan få adgang hvornår. Læs om din egen og andres adgang til afleverede dokumenter og data.
Vi passer på jeres materiale
Når I har afleveret materiale til Rigsarkivet, bestemmer I, hvem der kan få adgang til det i en aftale med Rigsarkivet.
Det sikrer, at I kan være trygge ved at aflevere personfølsomme eller forretningskritiske data med sikkerhed for, at materialet ikke kan benyttes af konkurrenter eller andre uvedkommende.
Alle Rigsarkivets medarbejdere har underskrevet tavshedserklæringer og håndterer dagligt sensitivt materialer fra alle typer af offentlige myndigheder og private aktører.
Andres adgang
I bestemmer
Jeres afleveringsaftale regulerer helt og aldeles hvem der kan få adgang til jeres data og hvornår.
Adgang for forskere
Hvis en forsker søger adgang til jeres fortrolige materiale, kan I enten selv give tilladelse eller afslag eller lade Rigsarkivet administrere det efter jeres afleveringsaftale.
Vilkår
Hvis de får tilladelse til at se materialet vil det ske på bestemte vilkår fx anonymisering, kopiforbud mm.
Vi er jeres arkiv
I har altid selv adgang til jeres afleverede materiale. Følsomme personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningen) kræver dog Datatilsynets tilladelse, hvis det er digitalt materiale fx fagforeningsoplysninger, etnicitet mm.
I må gerne aflevere personfølsomme data til Rigsarkivet. Ifølge GDPR-forordningen skal I slette personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle dem. Samtidig sidestiller GDPR aflevering til Rigsarkivet med sletning af data.
Sådan bruger I jeres afleverede materiale
Der er forskellige muligheder for at låne jeres materiale alt efter om I har afleveret papir eller IT.
Papirarkivalier
I kan enten hente det fysiske materiale på en af vores adresser eller købe en scanning, som I får tilsendt.
Læs mere om lån af eget afleverede materiale.
Køb scanning af arkivmateriale
It-systemer og data
Rigsarkivet står klar til at vejlede i brugen af jeres data både i forhold til adgang til og fremsøgning af data.
Se hvordan I bestiller enkeltopslag i jeres afleverede data.
Hvis I ønsker adgang til data, der indeholder følsomme personoplysninger, skal I først have tilladelse fra Datatilsynet. Det gælder fx politisk eller religiøst overbevisning, fagforeningstilhørsforhold, etnisk oprindelse, helbredsoplysninger og seksuel orientering.
Mere information
Rigsarkivets grundindstilling er her, at vi i videst muligt omfang følger arkivlovens adgangsbestemmelser for at sikre evt. personfølsomme oplysninger mod eksponering. (20 og 75 år jf. ovenfor).
Samtidig har vi den holdning, at vi selvfølgelig i videst mulige omfang gerne vil stille materiale til rådighed for forskning og historieskrivningen i Danmark.
Materialet skal ikke lægge ”dødt” hen i arkivet i 75 år, hvis der ikke er grund til det.
Her kommer Arkivlovens § 46. Stk. 3. ind i billedet: Der kan udpeges en fysisk person, en juridisk person eller myndighed, som kan give adgang/afslag til at se materialet før tid.
Den til enhver tid siddende rigsarkivar kan evt. også udpeges til at give adgang. (Det kan evt. være en fordel, hvis det f.eks. sker i forbindelse med en nedlukning af en virksomhed eller forening).
I praksis betyder det, at f.eks. en forsker, som ønsker at benytte materialet før der er gået 75 år, vil skulle søge om tilladelse til at benytte materialet og begrunde sit ønske, f.eks. at benyttelse sker ifb. med historisk, videnskabelig forskning. Det kunne f.eks. være i forbindelse med et jubilæumsskrift eller på anden vis.
Den udpegede person kan så give afslag/adgangstilladelse på betingelse af, at forskeren overholder visse vilkår.
Læs arkivloven på Retsinformation.
Vilkår for ikke tilgængeligt materiale
Hvis en forsker gives adgang til materialet, vil det typisk ske på nogle bestemte vilkår. Det vil typisk være, at
- Personer anonymiseres/synonymiseres eller lignende.
- Materialet må ikke affotograferes/kopieres.
- Forskeren må ikke henvende sig til omtalte personer eller lignende.
Hvis der gives dispensation til at benytte ikke umiddelbart tilgængeligt materiale (altså f.eks. før der er gået 75 år), vil vilkår for adgang til materialet derfor i høj grad afspejle afleveringsaftalen og hvor specifik/detaljeret man ønsker at lave den.
I bund og grund handler det om at sikre, at man som privat arkivskaber f.eks. har mulighed for at give adgang til fuldt ud legitime og samfundstjenestelige forskningsformål, men måske ikke er interesseret i at konkurrenter eller lignende ”snager” rundt i materialet.
I arkivloven er der bestemmelser om tilgængelighedsfrister, som I kan vælge at følge. Den almindelige frist er på 20 år, men kan være forlænget af andre grunde fx privatlivets fred til 75 år. Gå til Retsinformation og læs mere om tilgængelighedsfrister i arkivlovens kapitel 6.
Inden da vil materialet kun kunne bruges efter Rigsarkivarens tilladelse, jf. arkivlovens § 23, stk. 1 og § 31.
Materialet vil udelukkende blive anvendt til arkivmæssige formål samt til historisk og videnskabelig forskning. Det betyder, at dine oplysninger udelukkende vil blive videregivet til historiske og videnskabelige forskningsformål.
Relaterede sider
Myndighedsservice: enkeltopslag i data
Bestil enkeltopslag i data, I som myndighed eller privat organisation har afleveret til Rigsarkivet.
Lån jeres afleverede materiale og sager
Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder samt private virksomheder, institutioner og foreninger kan hjemlåne papirarkivalier, de har afleveret til Rigsarkivet. Det kaldes myndighedslån.
Køb scanning
Her kan du købe scanning af arkivalier, som findes i Rigsarkivets samlinger.