Privatlivspolitik

Vi informerer dig altid, før vi indsamler dine personoplysninger. Vi indsamler de personoplysninger du selv afgiver for eksempel: navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og CPR-nummer.

Bemærk, at visse personoplysninger er nødvendige at indsamle for at du kan anvende hjemmesidens funktioner. Det vil fremgå af de relevante formularer, om afgivelse af personoplysningerne er obligatorisk eller valgfri. Hvis afgivelse af personoplysningerne er obligatorisk, vil det pågældende felt være markeret med en stjerne (*). Hvis du vælger ikke at afgive de pågældende personoplysninger, kan du muligvis ikke benytte den ønskede funktion. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig.

Vi indsamler og bruger personoplysninger i forbindelse med de funktioner og formål, der er beskrevet nedenfor. Vi kan også behandle dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede til det efter lovgivningen (for eksempel i relation til statens sikkerhed).

Vi kan overlade dine personoplysninger til leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med vores IT-drift, hosting mv. Vores leverandører og samarbejdspartnere er forpligtet af databehandleraftaler og handler efter Rigsarkivets instruks.

I visse tilfælde kan vi også videregive dine personoplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt i forhold til en myndighedsopgave.

Indsamling ved benyttelse af Rigsarkivets arkivalier

Hvis du ønsker at bestille og låne arkivalier fra Rigsarkivet, der ikke er frit tilgængelige via vores hjemmesider, har vi brug for personoplysninger, så vi entydigt kan identificere dig. For at bestille arkivalier skal du oprette dig som bruger. I den forbindelse indsamler vi brugeroplysninger, det vil sige dit navn, adresse og e-mailadresse. Ved udlevering af arkivalier på Rigsarkivets læsesale indsamler vi yderligere dit CPR-nummer eller andet nationalt identifikationsnummer samt nummer fra gyldigt billed-ID.

Indsamling ved bidragyder til indtastning af arkivalier

Hvis du ønsker at bidrage til indtastning af arkivalier, indsamler vi oplysninger om dit navn, adresse og e-mailadresse samt registrerer, hvad du indtaster.

Indsamling ved upload af jobansøgning

Hvis du søger en stilling ved Rigsarkivet og uploader ansøgning, cv, eksamenspapirer, mv. vil vi behandle oplysningerne, herunder personoplysninger, med henblik på at behandle din ansøgning. Vi har udarbejdet særskilt information om behandling af persondata til jobansøgere, som kan ses i forbindelse med afgivelse af ansøgning via vores rekrutteringssystem.

Indsamling ved forespørgsler og ansøgninger

Hvis du bestiller opslag i arkivalier, ansøger om adgang til arkivalier der ikke er umiddelbart tilgængelige arkivalier eller i øvrigt kontakter Rigsarkivet med spørgsmål til samlingerne, behandler vi de personoplysninger, du måtte afgive. I nogle tilfælde beder vi om dit CPR-nr., så vi entydigt kan identificere dig og kommunikere sikkert med dig via Digital Post på borger.dk.

Cookies

Vi bruger cookies på vores hjemmeside. Du kan læse mere om vores brug af cookies i vores Cookie-politik nederst på denne side.

Behandling af personoplysninger, som vi indsamler gennem cookies, er baseret på dit samtykke. Du kan læse mere om vilkårene for afgivelse af samtykke nedenfor.

Formålene med brug af information, som indsamles gennem cookies, er:

• at følge hvordan siderne på Rigsarkivets hjemmesider anvendes, herunder blandt andet til udarbejdelse af statistik samt til at forbedre opbygningen af hjemmesiderne.
• at sikre funktionaliteten af websitet.

Whistleblowerordning

Rigsarkivets whistleblowerordning er nærmere beskrevet i vores whistleblowerpolitik. Hvis du anvender ordningen til at indberette oplysninger, kan du vælge at være anonym, og i det tilfælde behandler vi ikke personoplysninger om dig.

Hvis du ikke har valgt at være anonym, behandler vi de personoplysninger, som fremgår af din indberetning. Det vil normalt dreje sig om almindelige personoplysninger i form af for eksempel navn, e-mail og telefonnummer. Afhængigt af indholdet af indberetningen kan der også indgå følsomme oplysninger (som for eksempel helbredsoplysninger) eller oplysninger om strafbart forhold. Vi behandler oplysningerne i overensstemmelse med § 22 i lov nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere, hvorefter behandling af personoplysninger kan ske, når det er nødvendigt for at behandle indberetninger, der er modtaget som led i en whistleblowerordning oprettet i henhold til loven.

Din indberetning behandles af særligt udpegede medarbejdere i Rigsarkivets whistleblowerenhed. Oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere dig, må videregives internt i whistleblowerenheden. Derudover må oplysninger om din identitet kun videregives til relevante myndigheder (som for eksempel politiet eller tilsynsmyndigheder) eller med dit samtykke. Der henvises i øvrigt til Rigsarkivets whistleblowerpolitik, hvor blandt andet retningslinjer for sletning af oplysningerne er omtalt (i pkt. 11).

Tv-overvågning

Når du opholder dig i Rigsarkivets lokaler og områder, kan du blive optaget af vores tv-overvågning. Rigsarkivet foretager tv-overvågning på steder, hvor der er behov for at forebygge kriminalitet og øge trygheden for de personer der færdes i det overvågede område, eller hjælpe til opklaring af kriminalitet. I de tilfælde, hvor der foretages tv-overvågning, har vi opsat skiltning som informerer om det. Du kan læse mere om tv-overvågning i Rigsarkivets information om tv-overvågning.

Nyhedsbreve

Rigsarkivets behandler dine oplysninger, når du tilmelder dig nyhedsbreve. Læs om hvordan Rigsarkivet behandler dine oplysninger, når du er tilmeldt vores nyhedsbreve.

Rigsarkivets Brugerpanel

Rigsarkivets behandler dine oplysninger, når du tilmelder dig Rigsarkivets brugerpanel. Læs om hvordan Rigsarkivet behandler dine oplysninger, når du er tilmeldt vores brugerpanel.

Lovgrundlaget afhænger af hvilken type af oplysninger vi behandler om dig til det specifikke formål. Vi behandler kun de nødvendige oplysninger til brug for den specifikke opgave, som vi skal løse – enten fordi vi er pålagt den ved lov eller som en myndighedsopgave.

Hjemlen til at behandle personoplysninger findes som udgangspunkt i:

• databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra b, c eller e (almindelige personoplysninger)
• databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 9, stk. 2, litra b, f eller g (følsomme personoplysninger)
• databeskyttelseslovens 11 (CPR-nr.)
• databeskyttelseslovens § 12 (ansættelsesforhold)

I visse tilfælde, eksempelvis når du bruger vores hjemmeside, indsamler og behandler vi dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, jf. afsnit 2 ovenfor. Hjemlen til samtykke findes i databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra a.

Vær opmærksom på, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnit 9 nedenfor). Dit samtykke til at modtage nyhedsbreve kan du altid trække tilbage ved at klikke på afmeld nederst i nyhedsbrevet.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi stoppe behandlingen af dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen.

Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelse af samtykket.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan du muligvis ikke fuldt ud benytte de funktioner, som vi tilbyder på vores hjemmeside.

Der er forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Vi gemmer dine oplysninger så længe, der foregår sagsbehandling, eller der er et samarbejde mellem dig og Rigsarkivet. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, lukkes sagen. Efter en lovbestemt arkiveringsperiode slettes dine oplysninger, eller de arkiveres, jf. Arkivloven.

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau. Rigsarkivet efterlever principperne for informationssikkerhed i ISO 27001 standarden. Dermed gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet.

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen.

Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Derudover har du ret til berigtigelse af dine personoplysninger eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnit 9 nedenfor).

I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned.

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens vej 35
2500 Valby

Telefon 33 19 32 00
e-mail dt@datatilsynet.dk

Indsigt i arkiverede personoplysninger

Arkivlovens §§ 39 a og 39 b giver dig ret til at få indsigt i de oplysninger om dig, der findes i Rigsarkivet. § 39 a handler om indsigt inden for databeskyttelsesområdet (navnlig oplysninger, der helt eller delvist er foretaget ved hjælp af elektronisk databehandling), mens § 39 b omhandler andre begæringer om indsigt i egne personoplysninger (navnlig papirarkivalier).

Vil du se oplysninger, som Rigsarkivet har modtaget som aflevering fra andre myndigheder, skal du fortælle os, hvilken myndighed der oprindelig har behandlet de oplysninger, som du ønsker indsigt i. For så vidt angår indsigt efter § 39 b skal du herudover sende de yderligere oplysninger, som er nødvendige for at finde oplysningerne.

For så vidt angår sager efter § 39 a identificerer Rigsarkivet derefter oplysningerne og forelægger dem for den afleverende myndighed, som derefter gennemfører behandlingen af din anmodning. For så vidt angår sager efter § 39 b behandler Rigsarkivet selv anmodningen.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre hjemmesider (tredjeparts hjemmesider) eller for de procedurer sådanne tredjeparter har for indsamling og behandling af personoplysninger. Når du besøger en tredjeparts hjemmeside, bør du læse hjemmesideejerens privatlivspolitik og andre relevante politikker.

Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede funktioner eller for at forbedre hjemmesiden.